ЭП используется как для пересылки сообщений внутри одной организации, так и для передачи сообщений между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
КонсультантПлюс: примечание.
В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 02.07.2013) в случаях, если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 1 июля 2013 года, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, используется усиленная квалифицированная электронная подпись .
В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом "Об электронной цифровой подписи" от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
Наличие бумажных аналогов отправленных по электронной почте документов определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом и т.п.
Подключившись к ЭП, пользователь получает возможность переписываться с другими абонентами.
ЭП предоставляет абонентам следующие возможности:
Взаимодействовать через электронные почтовые ящики с подразделениями организации, между собой и с иными абонентами сети ЭП;
Иметь оперативный доступ к информации, хранящейся в базах данных различных организаций;
Обмениваться сообщениями с абонентами других сетей;
Получать сообщения с телеконференций по интересующим темам и отправлять собственные сообщения в телеконференцию;
Иметь доступ к публичным архивам, существующим на некоторых серверах как в Internet, так и в других, связанных с ней, сетях во всем мире.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
Всю корреспонденцию, в зависимости от ее содержания и предназначения, система электронной почты хранит в различных "папках", которые подразделяются на личные и общие. Это дает возможность разделять полученные письма и отправленные; отдельно хранить незаконченные письма и копии удаленных; защищать частную информацию, поскольку личные папки одного пользователя не должны быть доступны для других пользователей системы ЭП.
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование и перенос из одной папки в другую, отбор по заданному критерию.
Встроенная адресная книга и текстовый редактор облегчают процесс создания и отправления писем. Однажды созданное и занесенное в базу форм документов письмо может быть использовано многократно.
Электронное сообщение состоит из адреса или нескольких адресов получателей, заголовка, содержащего служебную информацию, и текста.
Адрес в системе ЭП состоит из имени электронного почтового ящика, которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя и домена, который описывает место, компьютер или локальную систему, где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@", например:
[email protected] - имя@домен.
Домен состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками.
В сети Internet допускаются домены верхнего уровня, обозначающие код организации:
COM - коммерческие организации;
EDU - учебные и научные заведения;
GOV - правительственные учреждения;
MIL - военные организации;
NET - сетевые узлы Internet;
ORG - прочие организации.
Служебный заголовок электронного сообщения содержит несколько полей, которые задаются автором сообщения или автоматически добавляются системой.
Если текст электронного сообщения получается слишком большим (более 100 килобайт), его лучше сжать при помощи команд "compress" в системах семейства UNIX, "pkarc" или "pkzip" в MS DOS или отправлять сообщение по частям.
Если нужно переслать файл, содержащий нетекстовую информацию, объектный код, файл базы данных или файл с изображением, его следует перекодировать в текстовую форму.
Посылать электронное сообщение, содержащее закодированную информацию, разрешается в том случае, если у получателя информации есть возможность его раскодировать.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в разделах 3 , . На документе должны быть указаны автор документа, его дата, регистрационный номер, название вида (кроме письма), должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронный адрес организации и электронно-цифровая подпись (ЭЦП) автора.
Для наиболее важных документов возможна проверка подлинности ЭЦП. В случае неподтверждения ЭЦП исходящего документа он не отправляется и возвращается исполнителю. В случае неподтверждения ЭЦП поступившего документа производятся необходимые выяснения.
Поступивший по ЭП документ может передаваться на исполнение в бумажной форме со штампом "дубликат" или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП подтверждается соответствующей отметкой: "ЭЦП верна. Подпись оператора" или "ЭЦП подтверждена. Подпись оператора". Отметку следует проставлять в виде штампа.
Организация может создать свою внутреннюю корпоративную информационную систему, которую сотрудники могут использовать самостоятельно и по собственному усмотрению - без подтверждения ЭЦП. Такая система электронного общения вводится руководителем организации.
В данном случае возможно использование передаваемых документов (сообщений) без вывода их на бумагу.
С развитием технологий жизнь человека, с одной стороны, усложняется, а с другой - становится намного проще. Еще совсем недавно, лет 20-30 тому назад, отправка письма была целой процедурой: ручка, листок бумаги, конверт. Пишешь письмо, бросаешь в почтовый ящик, ждешь ответа. А что сейчас? Набрал текст, один щелчок, через несколько минут уже можешь читать то, что прислал тебе собеседник. Давайте разберемся, как отправлять почту по электронной почте.
Для начала нужно иметь компьютер, доступ в интернет, свой электронный почтовый ящик и адрес человека, которому вы хотите отправить письмо. Если нет своего e-mail, то ничего страшного. Прежде чем по электронной почте, заведем ее.
Существует много бесплатных "Яндекс", "Майл", "Гугл", "Рамблер" и др. Заходим на сайт любого из них и регистрируем себе ящик. С этой целью нажимаем на кнопку ”Регистрация в почте” или с подобным названием, следуем подсказкам. Через пару минут миссия будет выполнена, и теперь можно приступать непосредственно к ответу на вопрос о том, как отправлять почту по электронной почте.
Щелкаем на кнопку “Написать письмо”, и перед нами откроется специальная форма для написания послания. В поле "Кому" вводим e-mail получателя. Если эти данные уже имеются в нашей адресной книге, то они появятся по мере написания букв и будут нам предложены для автоматического заполнения формы. Просто щелкните на появившемся нужном адресе.
В случае если это же письмо желаете отправить и другим людям, то в поле "Копия" укажите их. Можно ввести адреса в поле “Скрытая”, и тогда получатели не будут видеть и знать, что эта информация отправлена еще кому-либо.
Заполняем следующую графу - “Тема”. В ней максимально кратко указываем, о чем это сообщение. Получатель должен понять, что это за послание, и открыть его для прочтения.
Далее в специальном поле пишем текст своего письма. С этой целью устанавливаем там курсор и приступаем к печатанию. После того как вы изложите все свои мысли, нажмите кнопку “Отправить”. Все, письмо ушло к получателю, о чем вы получите соответствующее уведомление.
Выше была дана основная информация о том, При выполнении этой операции можно менять цвет текста и шрифт, а также включить проверку орфографии, и ваше послание будет без ошибок.
Имеется возможность, что очень важно, отправить файл по электронной почте. То есть можно прикрепить к письму фотографии, документы, видео и другую информацию. И получатель прямо в письме сможет ее просмотреть, скачать и сохранить на своем компьютере.
Для этой цели нажимаем кнопку “Прикрепить файл”, и откроется форма для его поиска. При помощи файлового менеджера находим то, что нам нужно, и дважды щелкаем. Все, нужный файл (фото/видео/документ) прикреплен к письму и уйдет вместе с ним к получателю.
Вот мы и ответили на вопрос о том, добавлять к ней файлы. Теперь можно забыть о конвертах и и быть уверенным, что ваше письмо в один миг доберется до адресата.
Инструкция
Наиболее очевидным способом отправки электронного документа через интернет является использование электронной почты. Для этого воспользуйтесь функцией прикрепления вложения, которая имеется практически во всех современных почтовых службах. Зайдите в свой почтовый ящик, используя обычный веб-интерфейс (не WAP или PDA). Приступите к составлению нового сообщения, перейдя по соответствующей ссылке (она может называться по-разному). Введите, как обычно, адрес получателя, тему и сопроводительный текст. Затем нажмите на специальную кнопку для прикрепления файла (она также может называться по-разному). Выберите папку, в которой находится файл, а затем и сам файл. После этого нажмите другую кнопку, предназначенную для присоединения выбранного файла. Если такая кнопка отсутствует, выбранный файл присоединится автоматически в момент отправки. При необходимости выберите и присоедините еще несколько файлов. Затем отправьте сообщение.
Более крупные электронные документы (например, инструкции, содержащие несколько сотен страниц) отправляйте через так называемые . Загрузите файл на любой из таких серверов, после чего получите специальную длинную ссылку. Эту ссылку отправьте адресату в теле сообщения по . При необходимости, объясните получателю, что он должен, перейдя по этой ссылке, нажать кнопку для бесплатного скачивания с паузой. Пока длится пауза, он может просматривать в соседних вкладках браузера другие сайты. Затем появится другая кнопка, нажав на которую, адресат сможет скачать файл. При желании, отправьте ссылку не по электронной , а через службу обмена мгновенными сообщениями, или даже продиктуйте по телефону (но при этом не ошибитесь ни в одном знаке).
Третьим способом передачи электронного документа является закачка его на службу Google Docs. Чтобы это сделать, создайте новую учетную запись в Gmail, либо используйте уже имеющуюся. Войдите под соответствующим сочетанием логина и пароля в службу Google Docs при помощи любого совместимого с ней браузера. Создайте новый документ либо загрузите готовый в формате ODT, DOC или другом из числа поддерживаемых системой. Затем отправьте сслыку на него адресату любым способом. Если вы хотите, чтобы он просто документ, сделайте последний публичным, и тогда получателю не придется даже регистрироваться в Gmail. Если же необходимо обеспечить возможность совместного редактирования документа, попросите адресата зарегистрироваться и сказать вам логин. После этого разрешите просмотр и редактирование этого документа пользователю с соответствующим логином.
В наши дни в мире существует множество путей общения людей друг с другом, например, LinkedIn или Slack. Однако, несмотря на то, надежная электронная почта остается одним из наиболее популярных способов для обсуждение вопросов в интернете.
Если вы являетесь активным пользователем Google Документов, вам может быть понадобится отправить Документ Google по электронной почте. Но как это сделать?
Открыть доступ к документу через приглашение
Кликом по иконке карандаша справа можно выбрать, какой уровень доступа будут иметь читатели документа. По умолчанию установлено значение «Можно редактировать».
Хотя этот способ хорошо подходит для обмена документами, он подойдет не во всех ситуациях. Потому что вы будете просто отправлять письмо-приглашение получателям для просмотра документа без сопроводительного письма. Отправка одного приглашения может вести в замешательство пользователей, и не иметь обратной связи.
Отправить документ Google с помощью ссылки
По умолчанию Google Документы предоставят вам ссылку, позволяющую просматривать документ. Что бы её получить, нажмите кнопку «Скопировать ссылку» и вставьте её в емейл или мессенджер. Также при открытии документа по ссылке, можно опционально дать доступ для комментирования и редактирования документа. Это очень полезно, если необходимо совместная работа над этим файлом.
Документ в виде вложения в электронном письме
Если вы предпочитаете прикреплять копию документа по электронной почте, можно сделать это прямо из Документов Google. При этом необходимо войти в Google Документы под той же учетной записью, с которой нужно отправить электронную почту, без скачивания файла на компьютер — просто отправьте его!
Для этого нажмите «Файл», и выберите пункт меню «Электронная почта как вложение».
Появится окно для отправки почты, в котором можно написать тему и тело описания. Обратите внимание, что вы не можете изменить свой адрес электронной почты с которого желаете отправить вложение. Это связано с тем, что Документы Google уже предполагают, что вы хотите отправить их из учетной записи Google, в которую вошли.
Помимо того, можно выбрать формат документа в появившемся окне.
По завершении нажмите «Отправить», и Документы Google автоматически отправят ваш документ в виде прикрепленного файла по указанным адресам электронной почты.
Отправка документа в теле электронной почты
Аналогичным образом, можно отправить документ Google в теле электронного письма. Для этого войдите в «Приложение электронной почты», при добавления его в письмо выберите пункт «Вставить элемент в электронное письмо». Опять же, как предыдущем варианте, предполагается, что вы хотите отправить электронное письмо с учетной записи, с которой и вошли в систему.
Насколько вы используете электронную почту для отправки документов в Интернете? Дайте нам знать в комментариям к записи.
Порой бывает необходимо переслать кое-какие документы по электронной почте. Данный процесс не составляет большого труда, но требует от вас знания некоторых функциональных деталей того или иного почтового ящика. Данная статья рассмотрит способы отправки документов из разных почтовых ящиков.
Основная функция электронной почты – отправка писем. Несмотря на это, на любом предоставляющем данную услугу сервисе предусмотрена функция отправки фотографий, документов или еще каких-либо файлов. Давайте рассмотрим этот процесс для разных почтовых ящиков:
Почта Gmail
После того как вы зайдете в электронную почту Джимэйл, необходимо совершить следующие действия:
- В левом верхнем углу кликните по красной кнопке под названием “Compose”, что в переводе означает “составить” письмо. После этого выйдет форма для отправки сообщения.
- Первым элементом вышедшей формы является строка, которая требует от вас указания электронного адреса получателя. Адрес должен выглядеть следующим образом: [email protected], [email protected] и т.д. Закрученный символ называют “собачкой”. После нее обязательно должно быть название почты, которой пользуется получатель, например gmail.com или mail.ru. До “собачки” может быть любая комбинация букв и цифр.
- Вторая строка предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель взглянув на новое письмо смог определить на какую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.
- Собственно, следующая форма предназначена для текста самого сообщения. Помимо этого, вы можете прилагать различные файлы к письму. Для того чтобы это сделать необходимо нажать на иконку скрепки внизу.
- После нажатия на иконку выйдет окно. В нем будет необходимо выбрать файл, которые вы собираетесь послать человеку. Чтобы выбрать элемент необходимо один раз кликнуть по нему левой кнопкой мыши и нажать на кнопку “открыть”.
- После вышеприведенного действия файл будет прикреплен к письму и при нажатии на кнопку “Send” будет отправлен в сообщении. Поле для текста вообще не обязательно заполнять. Вы просто можете указать заголовок сообщения и приложить нужный файл без лишнего текста. Важно помнить, что почта Google не позволяет прилагать к сообщению файлы, которые больше 25 мб. Если ваш файл не соответствует этому требованию, нужно будет его сжать с помощью специальных программ.
Почта Mail.ru
После того как вы зайдете в электронную почту Мэйл.ру, необходимо совершить следующие действия:
- В левом маленьком окне вы найдете 2 вкладки. Первая отображает количество непрочитанных писем на вашем электронном ящике. Вам необходимо нажать на вторую вкладку под названием “Написать письмо”
.
- После нажатия на данную вкладку вас перебросит на страницу создания сообщения. В поле “Кому” необходимо указать электронный адрес получателя.
- Вторая строка под названием “Тема” предназначена для названия письма, его заголовка. Желательно заполнить это поле для того чтобы получатель взглянув на новое письмо смог определить на кукую оно тему. Придумайте такой заголовок, который будет выделять ваше письмо среди остальных. Тем более, если вы отправляете важные документы, которые требуют срочного прочтения.
- Чтобы прикрепить файл к сообщению необходимо нажать на вкладку под названием “прикрепить файл”. Как и в случае с гугл почтой, вы можете не вбивать текст сообщения, а просто отправить файл.
- После нажатия на вкладку выскочит окно. Выбираем нужный файл и кликаем по “открыть”. После небольшой загрузки файл будет загружен в корень письма. В отличие от джимэйл почты, вы можете отправить файл любого размера, в пределах разумного. Чем больше файл – тем больше вам придется ждать пока он загрузится.
- Если все готово, необходимо нажать на кнопку “Отправить” в левом верхнем углу страницы.
Почта Яндекс
После того как вы зайдете в электронную почту Яндекс, необходимо совершить следующие действия:
- Кликаем по клавише “написать” в правом верхнем углу почтового ящика.
- В выпавшем окне, как и на других почтовых ресурсах, вам будет необходимо указать электронный адрес получателя и тему.
- Чтобы прикрепить файл к сообщению кликаем на иконку скрепки внизу формы, выбираем необходимый файл, один раз нажав на левую кнопку мыши. В размере файлы вы не ограничены.
- После того как все готово, кликаем по желтой вкладке пол названием “отправить”.
Почта Yahoo
После того как вы зайдете в электронную почту Yahoo, необходимо совершить следующие действия:
- В левом верхнем углу маленьким шрифтом обозначена вкладка “compose”. Нажмите на нее.
- Прикрепление файла на почте Yahoo аналогично почте Gmail, читайте первый пункт статьи. Отправка слишком больших файлов не предусмотрена. Несмотря на это вы можете прикрепить файл не с компьютера, а с какого-нибудь интернет источника. Для этого необходимо нажать на иконку скрепки и в выпавшем маленьком меню выбрать первый пункт. Если вы хотите переслать фотографию, которую уже пересылали в своих письмах, необходимо выбрать второй пункт.
В данной статье были приведены способы отправки файлов самые популярные электронные ящика. Если же вы пользуетесь какой-то другой непопулярной почтовой платформой, то методы отправки документов будут аналогичными. Желательно иметь несколько почтовых ящиков для разных целей. Так, если вы хотите переслать большой файл, используйте почту Мэйл.ру или Яндекс. Если же необходимо переслать рабочий документ, то можно воспользоваться и Gmail почтой.