Стандартная ширина столбцов таблицы Excel не всегда подходит для столбцов на рабочем листе.
Например, ширину столбцов необходимо изменять при следующих условиях:
- ширина недостаточна, чтобы показать текст без усечения;
- ширина недостаточна, чтобы показать цифровую информацию (в этом случае ячейку будут заполнять символы # # # #);
- ширина слишком большая для данной таблицы Excel, и ее необходимо сократить.
Если ширина столбца слишком маленькая, данные не теряются; они просто не показываются полностью.
Ширина столбца и групп столбцов может быть изменена при использовании команд Формат, Столбец .
Форматирование столбца таблицы
1. Выделите столбцы для форматирования.
2. Выберите в меню команду Формат, и затем требуемую операцию (табл. 1).
Таблица 1. Форматирование столбца таблицы Excel
| Операция | Описание |
| Ширина | Определяет новую ширину для выбранных столбцов |
| Автоподбор ширины | Назначает ширину столбца таблицы Excel в соответствии с самой широкой среди выбранных ячеек |
| Скрыть | Делает столбцы таблицы невидимыми |
| Отобразить | Показывает скрытые ранее столбцы |
| Стандартная ширина | Определяет стандартную ширину столбцов в текущем рабочем листе. Новые установки применяются ко всем столбцам таблицы, чья ширина не была установлена заранее |
Изменение ширины столбцов таблицы Excel с помощью мыши
1. Выделите столбцы для изменения ширину.
2. Переместите указатель мыши на правую границу одного из выбранных столбцов в область заголовков столбцов таблицы. Указатель мыши изменится на двунаправленную стрелку.
3. Перетащите правую границу столбца на новое место. Ширина колонки таблицы Excel будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
Для автоподбора ширины столбца таблицы Excel щелкните дважды по правой границе столбца.
Высота выбранных строк может быть изменена для того, чтобы обеспечить увеличенное расстояние между линиями.
Высота строк, автоматически присваиваемая Excel, базируется на размере наибольшего шрифта, находящегося в строке таблицы. Автоматически рассчитанная высота строки приблизительно на 25 % больше, чем размер шрифта в пунктах (1/72 дюйма).
Упражнение
Форматирование строк таблицы
1. Выделите необходимые строки.
2. Выберите Формат, Строка и требуемые операции (табл. 2).
Таблица 2. Форматирование строки таблицы Excel
Высоту строки таблицы также можно изменить с помощью мыши. Перетащите нижнюю границу строки на новое место. Высота строки будет показана в поле всплывающей подсказки в ходе этого процесса.
Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.
Форматирование таблиц в Excel – это:
1. Установка формата чисел.
2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.
3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.
4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.
5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.
6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.
7. Защита записей от случайных изменений.
Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.
Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.
Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.
Пример форматирования таблицы.
Создавая таблицу в Excel , наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.
Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.
1. Форматируем заголовок таблицы.
1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.
1.2. Выбираем шрифт — «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2. Форматируем заголовки столбцов.
2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.
2.4. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».
2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.
2.6. Выбираем шрифт — «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».
2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова — «чения» — осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.
3. Форматируем записи.
3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов — диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.
3.2. Выбираем шрифт — «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».
3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».
3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».
3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.
3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.
Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».
4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.
Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.
Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.
5. Оформляем границы.
5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».
5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.
6. Выполняем заливку диапазонов цветом.
6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки — «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.
6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки — «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.
7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.
7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».
7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» — «Защита» — «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.
На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel . Результат – на рисунке внизу.
Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.
Для получения информации о выходе новых статей вы можете подписаться на анонсы в окне, расположенном в конце статьи или в окне вверху страницы.
Перед отправкой на печать или на экран проектора страниц MS Excel для придания им красивого и презентабельного вида следует выполнить форматирование. Делается это с целью повышения информативности данных, то есть для облегчения восприятия информации всеми пользователями.
Форматирование таблиц в Excel – это:
1. Установка формата чисел.
2. Настройка типа, вида, размера и цвета используемых шрифтов.
3. Установка необходимых размеров строк и столбцов.
4. Объединение (если необходимо) групп ячеек.
5. Добавление соответствующих внешних границ и цветов заливки для диапазонов ячеек.
6. Выполнение выравнивания записей относительно границ ячеек.
7. Защита записей от случайных изменений.
Многие из этих действий (но не все) выполняются при помощи кнопок панели инструментов MS Excel «Форматирование» и знакомы всем, даже начинающим пользователям. У меня, например, панель «Форматирование» выглядит так, как на скриншоте, расположенном ниже.
Если щелкнуть мышью по стрелке, расположенной на сером фоне, на правом конце панели, то можно добавить новые или отключить существующие кнопки, то есть настроить панель так, как вам удобно.
Можно (а часто и нужно) заняться настройкой панели, посмотреть и выбрать варианты, но сегодня речь немного о другом. Я расскажу об одном варианте, который часто сам использую. Он не какой-то особенный, просто один из тысячи возможных вариантов форматирования таблиц в Excel. Начинающие пользователи MS Excel могут просто его повторить и, поняв логику и последовательность действий, выбрать свой путь решения этой задачи.
Пример форматирования таблицы.
Создавая таблицу в Excel, наполняя ее данными и формулами, не отвлекайтесь на внешний вид!!! Сделайте таблицу, проверьте правильность формул и только потом займитесь ее форматированием! При таком подходе вы потратите гораздо меньше времени, наделаете меньше ошибок и избежите многих повторных манипуляций.
Предположим, вы создали таблицу для расчета массы прямоугольных заготовок из стального листа.
1. Форматируем заголовок таблицы.
1.1. Выделяем область A1…E1, нажимаем на кнопку «Объединить и поместить в центре» на панели «Форматирование». Ячейки объединились в одну, текст заголовка расположился по центру.
1.2. Выбираем шрифт - «Arial», размер – «16», «Полужирный», «Подчеркнутый», цвет шрифта – «Фиолетовый».
2. Форматируем заголовки столбцов.
2.1. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.2. Выделяем ячейки A7 и B7, нажимаем на кнопку «Объединить ячейки».
2.3. Выделяем ячейки A2 и B2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl» и выделяем ячейки A7 и B7 – в результате имеем две выделенные объединенные ячейки.
2.4. Выбираем шрифт - «Arial Black», размер – «12», выравнивание – «По левому краю», цвет шрифта – «Лиловый».
2.5. Выделяем диапазон C2…E2, нажимаем и удерживаем на клавиатуре кнопку «Ctrl», выделяем область C7…E7.
2.6. Выбираем шрифт - «Arial Black», размер – «8», выравнивание – «По центру», цвет шрифта – «Лиловый».
2.7. Для уменьшения горизонтального размера таблицы расположим надписи в ячейках C2, C7, E2, E7 в двух строках. Для этого в ячейке C2 в слове «Обозначения» после буквы «а» ставим знак переноса «-» и нажимаем на клавиатуре сочетание клавиш «Alt» и «Enter». Вторая часть слова - «чения» - осталась в той же ячейке, но расположилась на строке ниже. Аналогично поступаем с записями в ячейках C7, E2, E7.
3. Форматируем записи.
3.1. Выделяем записи исходных данных и результата расчетов - диапазон A3…E6 и диапазон A8…E8.
3.2. Выбираем шрифт - «Arial», «11», «Полужирный», «По центру», «Синий».
3.3. Выделяем диапазон B3…B6 и ячейку B8 и выравниваем «По левому краю».
3.4. Выделяем диапазон A8…E8, изменяем цвет шрифта на «Красный».
3.5. Выделяем диапазон D3…D6 и делаем щелчок правой кнопки мыши. В выпавшем контекстном меню выбираем «Формат ячеек…». В открывшемся окне «Формат ячеек» настраиваем числовой формат исходных данных.
3.6. Выделяем ячейку D8 и так же, как в предыдущем пункте через окно «Формат ячеек» настраиваем числовой формат результата расчета, установив три знака после запятой.
Окно «Формат ячеек» содержит шесть вкладок, позволяющих выполнить множество действий по изменению внешнего вида содержимого ячеек. Ряд команд доступны только из этого окна и вы не выполните их с помощью кнопок панели «Форматирование».
4. Устанавливаем размеры строк и столбцов.
Устанавливаем курсор мыши на заголовок столбца «A» вблизи с границей столбца «B». Как только курсор мыши примет вид креста состоящего из вертикальной линии и горизонтальной разнонаправленной стрелки делаем двойной щелчок левой кнопкой. Ширина столбца «A» стала по размеру равной максимальной записи в столбце – 15 пиксель.
Пощелкав по всем столбцам и строкам таблицы, получим приемлемые размеры. Если необходимо, то можно установить ширину столбца или высоту строки вручную. Для этого после принятия курсором мыши вида креста нужно нажать левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, передвинуть границу в желаемом направлении. Я в примере увеличил ширину столбца «A» вручную до размера 21 пиксель.
5. Оформляем границы.
5.1. Выделяем область A2…E8 и нажимаем на кнопку панели «Все границы» и следом, не снимая выделения, нажимаем на кнопку «Толстая внешняя граница».
5.2. Выделяем ячейки A2…E2 и нажимаем на кнопку панели «Форматирование» «Толстая внешняя граница». Аналогично обрамляем диапазон A7…E7.
6. Выполняем заливку диапазонов цветом.
6.1. Выделяем область D3…D6, выбираем цвет заливки - «Светло-бирюзовый». В таких ячейках хранятся исходные данные.
6.2. Выделяем ячейку D8, выбираем цвет заливки - «Светло-желтый». В этой ячейке выводится результат расчетов.
7. Выполняем защиту формул от случайных изменений.
7.1. Выделяем ячейку D8, щелкаем правой кнопкой мыши, выбираем в выпавшем окне «Формат ячеек» вкладку «Защита» и устанавливаем галочку напротив надписи «Защищаемая ячейка».
7.2. Переходим в главное меню MS Excel и выполняем: «Сервис» - «Защита» - «Защитить лист». Пароль можно не ставить. Ячейка от случайных изменений защищена. Защита от злоумышленников – это другая тема.
На этом примере мы подробно рассмотрели, как можно выполнить форматирование таблиц в Excel. Результат – на рисунке внизу.
Внешний вид таблицы существенно изменился. Сравните с начальным вариантом. Возможно, таблица излишне пестрит красками, сочетание которых – безвкусица. Но то, что информация теперь легче воспринимается – это, я думаю, бесспорно.
Под форматированием понимается процесс изменения внешнего вида таблицы.
- Форматирование осуществляется путем:
- изменения формата отображения данных;
- изменения способа выравнивания содержимого ячеек;
- прорисовки границ ячеек;
- изменения цвета закраски ячеек;
- изменения характеристик шрифта;
- объединения ячеек.
Форматирование можно производить над одной ячейкой, а также над группой ячеек. В качестве группы может выступать: строка или столбец таблицы, несколько строк или столбцов таблицы, строка или столбец листа, прямоугольная область листа, весь лист.
Операции форматирования действуют на текущую (выбранную) ячейку или на выделенную область. На листе текущая ячейка выделена черной рамкой, и ее адрес отображается в строке формул, диапазон - цветом.
Чтобы выделить часть таблицы (несколько соседних ячеек строки, столбца или прямоугольную область), нужно установить указатель мыши в стартовую ячейку группы, нажать левую кнопку мыши и, удерживая кнопку нажатой, переместить указатель в конечную ячейку диапазона, после чего отпустить кнопку мыши.
Если нужно выделить строку или столбец листа, то надо щелкнуть левой кнопкой мыши соответственно на номере строки или в заголовке столбца (на букве) листа. Чтобы выделить весь лист целиком, нужно щелкнуть в левом верхнем углу окна листа.
Итак, Вы создали рабочую книгу в Excel полную данных. Она чётко организованна, информация актуальна, форматирование в точности, как было задумано. Вы решили напечатать бумажный вариант этой таблицы… и всё пошло кувырком.
Таблицы Excel не всегда здорово выглядят на бумаге, поскольку не созданы для того, чтобы подходить под формат печатной страницы. Они созданы быть длинными и широкими, насколько это потребуется. Это отлично для редактирования и просмотра на экране, но вызывает затруднения при печати документов, поскольку данные не всегда могут полностью уместиться в стандартный формат бумажного листа.
Все эти трудности вовсе не означают, что невозможно заставить таблицу Excel выглядеть хорошо на бумаге. На самом деле это совсем не трудно. Следующие 5 приемов для печати в Excel помогут Вам в решении этой проблемы. Все они должны одинаково работать в Excel 2007, 2010 и 2013.
1. Пользуйтесь предварительным просмотром страницы перед печатью
При помощи инструмента Print Preview (Предварительный просмотр) Вы можете в точности увидеть, как будет выглядеть таблица на печатной странице. С точки зрения экономии времени и бумаги, Print Preview (Предварительный просмотр) – это Ваш главный инструмент при печати. Вы можете даже вносить некоторые изменения, например, перетаскивать мышью границы печати, чтобы сделать их шире или уже. Воспользуйтесь этим инструментом после настройки параметров печати и компоновки, чтобы убедиться, что таблица выглядит так, как Вы этого хотите.
2. Решите, что должно быть напечатано
Если Вам нужна только небольшая часть данных, не стоит печатать всю рабочую книгу – напечатайте выбранные данные. Вы можете распечатать только тот лист, который в данный момент просматриваете, выбрав в настройках печати Print Active Sheets (Напечатать активные листы), или выбрать Print Entire Workbook (Напечатать всю книгу), чтобы распечатать весь файл. Кроме этого, Вы можете напечатать небольшой участок Ваших данных, выделив нужную область и выбрав Print Selection (Напечатать выделенный фрагмент) в настройках печати.
3. Максимизируйте доступную площадь
Вы ограничены размерами листа бумаги, на которой печатаете, но есть способы выжать максимум из его площади. Попробуйте изменить ориентацию страницы. Ориентация по умолчанию хороша для данных, где больше строк, чем столбцов. Если же Ваша таблица в ширину больше, чем в высоту, измените ориентацию страницы на landscape (альбомная). Всё ещё требуется больше места? Вы можете изменить ширину границ по краям страницы. Чем они меньше, тем больше места остаётся для данных. В конце концов, если Ваша таблица не слишком большая, попробуйте поиграть с инструментом Custom Scaling Options (Масштаб), чтобы вместить все строки или все столбцы, либо рискните полностью вписать таблицу на один печатный лист бумаги.
4. Используйте печать заголовков
Если таблица занимает больше одной страницы, то становится сложно понять, к чему относятся конкретные данные, поскольку Excel по умолчанию печатает заголовки столбцов только на 1-м листе. Команда Print Titles (Печатать заголовки) позволяет печатать заголовки строк или столбцов на каждой странице, что значительно упрощает чтение данных.
5. Используйте разрывы страниц
Если таблица занимает более одного листа бумаги, рекомендуем использовать разрывы страниц, чтобы точно определить, какие данные попадут на каждый конкретный лист. Когда Вы вставляете разрыв страницы, всё, что ниже разрыва, отделяется от того, что выше разрыва, и попадает на следующую страницу. Это удобно, т.к. Вы можете разбить данные в точности так, как необходимо.
Используя эти хитрости, Вы можете сделать Ваши таблицы более простыми для чтения. Более подробно об описанных выше приемах Вы найдете в уроках